Dokumenten-Management für schnelle und effiziente Prozesse

Auch im Zeitalter der digitalen Informationsverarbeitung werden viele Geschäftsprozesse noch über papierbasierte Dokumente abgewickelt. Belege werden vor ihrer Verarbeitung aufwändig gesichtet, bewertet und geprüft. Erst danach werden sie manuell in einem dezentralen Archiv aus Ordnern abgelegt. 

Die Nachteile des papiergestützten Weges:

• zeit- und personalaufwändige Bearbeitung
• Anfertigung vieler Kopien
• fehlende Transparenz
• Datenhaltung an verschiedenen Stellen
• aufwändiges Suchen von Informationen
• keine zentrale Ablage
• lange Entscheidungswege

Um heute wettbewerbsfähig zu sein, müssen Informationen jederzeit transparent, schnell und effizient zur Verfügung stehen. Ein IT-gestütztes Dokumenten-Management-System (DMS) sorgt dafür, dass alle Bearbeitungsstufen eines Dokumentes nachvollziehbar und transparent abgebildet werden. Mit dem Einscannen bzw. Anlegen des Dokumentes stehen die Informationen uneingeschränkt digital zur Verfügung und sind so in den Workflow des Unternehmens einzubinden. Die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten werden durch die Definition von Regeln und dem Wegfall von Routinetätigkeiten erheblich verkürzt.

Ein Beispiel: Die Rechnungspositionen werden automatisch mit den Bestell- und Lieferscheinpositionen abgeglichen. Notwendige Freigaben aus anderen Abteilungen werden per E-Mail-Benachrichtigung mit Zeitvorgabe und Antwortüberwachung angefordert. Der gesamte Prozess des Beleges – bis hin zur Ablage – wird hierbei rechtssicher dokumentiert. Durch die zentrale Archivierung bleiben alle Informationen jederzeit und revisionssicher (GDPdU) im Zugriff. Über Volltextrecherchen oder definierte Suchbegriffe stehen Informationen schnell und überall zur Verfügung. Das umständliche und lange „Suchen“ in dezentralen Ablagesystemen gehört endlich der Vergangenheit an.

Unsere Leistungen im Überblick:

• Analyse Ihrer Betriebsabläufe
• Beratung, Konzeption und Einführung
• Anpassung an betriebliche Erfordernisse
• Anwenderschulungen
• Support
• ASP-Lösung (Outsourcing des Dokumentenmanagement-Systems zur VRG-Gruppe)